Dernière mise à jour : 9 novembre 2026 (version 1.6.0 de l'extension)
Cette politique décrit les données que traite l'extension Chrome « OfficeIn » (ci-après « l'extension »), pourquoi elle les traite, où elles vont et comment vous pouvez exercer vos droits. Elle complète la politique de confidentialité du service OfficeIn, qui s'applique aux données une fois reçues par OfficeIn.
1. Qui est responsable de vos données
Responsable de traitement : SAS Sylvestre, société par actions simplifiée dont le siège social est situé 15 rue Pierre Lescot, 75001 Paris, France, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 987 637 923.
Contact pour toute question relative à vos données : rgpd@officein.fr.
2. À quoi sert l'extension
L'extension est un complément du service OfficeIn, réservé aux pharmacies clientes. Elle a un seul objectif : faire arriver dans OfficeIn les factures et documents de vos fournisseurs, et vous signaler ce qui manque. Concrètement, elle vous permet :
- d'envoyer à OfficeIn, en un clic, les factures et documents disponibles sur certains portails fournisseurs (Avril Pro, Pharma Promo, portail L'Oréal hébergé par Esker) ;
- de voir, sur la liste des factures du portail L'Oréal, lesquelles sont déjà dans OfficeIn, avec un tableau de bord du fournisseur, et de préparer un litige en brouillon dans OfficeIn ;
- de configurer Gmail pour que vos factures reçues par e-mail arrivent dans OfficeIn, et d'y envoyer, à votre demande, les factures en PDF déjà reçues ;
- d'être averti lorsqu'un connecteur fournisseur de votre pharmacie ne fonctionne plus, de voir ce qui reste à traiter dans OfficeIn, d'ouvrir le portail d'un fournisseur avec votre identifiant déjà saisi, et de vous voir proposer le branchement d'un fournisseur lorsque vous visitez son portail.
L'extension n'agit que lorsque vous êtes connecté à votre compte OfficeIn. Sans compte OfficeIn, elle n'envoie rien.
3. Données traitées, site par site
3.1 Votre compte OfficeIn
- Identifiants de connexion : si vous vous connectez depuis la fenêtre de l'extension, votre adresse e-mail, votre mot de passe et, le cas échéant, votre code de double authentification sont envoyés directement à OfficeIn (
api.officein.fr) pour ouvrir la session. L'extension ne les enregistre pas. - Jeton propre à l'extension : une fois connecté (depuis l'extension, ou parce que vous êtes déjà connecté sur
app.officein.fr), l'extension échange votre session OfficeIn contre un jeton qui lui est propre. Ce jeton ne donne accès qu'aux fonctions de l'extension, pas à l'ensemble de votre compte ; il expire au bout de 90 jours. Il est conservé dans l'espace de stockage de l'extension, qui n'est lisible ni par les pages web ni par les scripts que l'extension place sur les autres sites. Le bouton « Se déconnecter » de l'extension le révoque, et vous pouvez révoquer à tout moment chaque navigateur connecté depuis OfficeIn (Préférences › Sécurité › Appareils connectés). - Jeton de session de l'application : lorsqu'il est repris d'un onglet
app.officein.frpour obtenir le jeton de l'extension, il n'est gardé que dans l'espace de session de Chrome, effacé à la fermeture de Chrome. - Nom de la pharmacie active dans OfficeIn et adresse de réception OfficeIn de la pharmacie, affichés dans l'extension.
3.2 Portails fournisseurs pris en charge
L'extension lit ces portails avec votre propre session, comme vous le feriez vous-même, uniquement lorsque vous le demandez (bouton « Envoyer à OfficeIn ») ou pour afficher les badges et le tableau de bord OfficeIn sur la page que vous consultez. Elle ne lit, ne stocke ni ne transmet jamais vos mots de passe de ces portails.
- Avril Pro : liste de vos factures et avoirs (numéro de commande, identifiant du document, date, montant) et fichiers PDF correspondants.
- Pharma Promo : vos déclarations de participation (avec leurs informations de suivi), preuves d'achat, contrats et justificatifs de remboursement. L'IBAN présent dans les déclarations est retiré avant tout envoi : il n'est jamais transmis à OfficeIn. L'extension vérifie aussi si vous êtes connecté au site (seul ce oui ou non est conservé, localement). Les fichiers de Pharma Promo sont servis par des liens de téléchargement temporaires hébergés chez Amazon Web Services (
s3.eu-west-1.amazonaws.com), que l'extension télécharge pour les transmettre à OfficeIn. - Portail L'Oréal (Esker) : numéros de facture affichés dans la liste, transmis à OfficeIn pour connaître leur statut (déjà reçue, en cours de lecture, manquante, écarts de réception, remises) et calculer le tableau de bord du fournisseur ; pour une facture manquante que vous envoyez, son fichier PDF et ses informations de ligne (identifiant Esker, numéro, date, type, montant TTC). Sur ce même domaine, les portails d'autres fournisseurs ne reçoivent ni badge ni envoi.
Avant chaque envoi, l'extension demande à OfficeIn la liste des documents déjà reçus, afin de ne transmettre que les nouveaux.
Ouverture d'un portail depuis l'extension : si votre pharmacie a enregistré dans OfficeIn l'accès à un portail, l'extension l'ouvre et y saisit votre identifiant (jamais le mot de passe, qui n'est pas transmis à l'extension). Vous tapez vous-même le mot de passe.
3.3 Autres portails fournisseurs (proposition de branchement)
Sur les portails des fournisseurs qu'OfficeIn sait récupérer (liste figurant dans le manifeste de l'extension), l'extension compare localement, dans votre navigateur, l'adresse du site visité avec la liste des connecteurs que votre pharmacie n'a pas encore branchés. Si un connecteur manque, une fenêtre vous propose de le brancher dans OfficeIn. Votre navigation n'est pas envoyée à OfficeIn, et aucun champ ni contenu de ces pages n'est lu. Vos choix (« Plus tard », « Ne plus proposer pour ce site ») sont conservés localement.
3.4 Gmail
L'extension n'intervient dans Gmail que lorsque vous lancez vous-même la configuration ou le rattrapage depuis OfficeIn, et le temps de l'opération.
Configuration du transfert, dans les paramètres de Gmail :
- elle lit l'adresse du compte Gmail ouvert, pour vous demander de confirmer que c'est le bon compte ;
- elle ajoute votre adresse de réception OfficeIn (adresse en
@mail.officein.fr, seule destination acceptée) comme adresse de transfert ; - elle crée de préférence un filtre qui transfère vers cette adresse les seuls e-mails accompagnés d'un PDF, de vos fournisseurs lorsqu'OfficeIn les connaît ;
- si Gmail ne permet pas ce filtre (adresse de transfert pas encore confirmée, par exemple), elle active à la place, comme annoncé avant le lancement, le transfert d'une copie de tous les e-mails reçus vers votre adresse OfficeIn. Ce transfert se désactive à tout moment dans Gmail (Paramètres › Transfert et POP/IMAP).
Rattrapage des factures déjà reçues, à votre demande : l'extension recherche dans Gmail les e-mails des trois derniers mois accompagnés d'un PDF (50 conversations au plus), en ouvre chaque conversation et envoie à OfficeIn leurs seules pièces jointes PDF, téléchargées avec votre session Gmail (mail-attachment.googleusercontent.com). Les documents déjà reçus par OfficeIn ne sont pas envoyés de nouveau.
L'extension ne lit pas le texte de vos e-mails. L'adresse du compte Gmail confirmé est conservée localement dans votre navigateur ; elle n'est pas transmise aux serveurs d'OfficeIn par l'extension.
Une fois le filtre ou le transfert en place, c'est Gmail qui transfère à OfficeIn les e-mails correspondants (message et pièces jointes). OfficeIn les traite pour en extraire vos factures, dans les conditions de sa politique de confidentialité générale. Vous pouvez supprimer le filtre à tout moment dans Gmail (Paramètres › Filtres et adresses bloquées).
3.5 Alertes et tâches à traiter
Régulièrement, à l'ouverture de Chrome et à l'ouverture de l'extension, celle-ci demande à OfficeIn la liste des connecteurs de votre pharmacie à corriger, celle des connecteurs non branchés, et le résumé de ce qui reste à traiter dans OfficeIn (écarts de réception, réponses de laboratoires, réception des factures par e-mail). Elle affiche leur nombre sur son icône et une notification Chrome. Ces informations sont conservées localement jusqu'au relevé suivant.
4. Ce qui est envoyé, et à qui
Les données sont envoyées uniquement à OfficeIn (api.officein.fr), par une connexion chiffrée (HTTPS), avec le jeton de l'extension :
| Donnée envoyée | Finalité |
|---|---|
| Identifiants saisis dans l'extension | Ouvrir votre session OfficeIn |
| Factures, avoirs et documents des portails pris en charge (fichiers et informations de ligne) | Les importer dans votre espace OfficeIn |
| Déclarations Pharma Promo, sans IBAN | Suivre vos participations et remboursements dans OfficeIn |
| Numéros de facture du portail L'Oréal | Afficher leur statut OfficeIn et le tableau de bord du fournisseur |
| Pièces jointes PDF de Gmail (rattrapage, à votre demande) | Importer vos factures déjà reçues |
| Demande de litige sur une facture | Créer un brouillon de litige, que vous envoyez ensuite depuis OfficeIn |
Les autres échanges de l'extension se font avec les sites eux-mêmes, avec votre session : lecture des portails fournisseurs, téléchargement des fichiers (y compris les liens temporaires Amazon Web Services de Pharma Promo et les pièces jointes de Gmail), affichage des logos des fournisseurs.
L'extension :
- ne vend ni ne loue aucune donnée ;
- n'affiche aucune publicité et n'utilise vos données à aucune fin publicitaire ;
- n'intègre aucun outil de mesure d'audience ni traceur tiers ;
- ne charge aucun code à distance : tout son code est contenu dans le paquet publié ;
- n'utilise pas vos données pour évaluer une solvabilité ou accorder un crédit ;
- ne transmet vos données à aucun tiers autre qu'OfficeIn. Les sous-traitants d'OfficeIn (hébergement notamment) sont décrits dans sa politique de confidentialité générale.
5. Stockage dans votre navigateur
| Espace | Contenu | Durée |
|---|---|---|
| Espace de session de Chrome | Jeton de session de l'application repris d'un onglet OfficeIn, jeton écarté après déconnexion, fenêtre des notifications ouverte | Jusqu'à la fermeture de Chrome ou la déconnexion |
| Espace local de l'extension | Jeton propre à l'extension ; nom et adresse de réception de la pharmacie active ; liste des sites pris en charge et de leurs accès enregistrés dans OfficeIn (identifiant seulement) ; état de connexion (oui ou non) aux sites fournisseurs ; avancement des derniers envois ; alertes, connecteurs manquants et résumé des tâches à traiter ; vos choix d'affichage (fenêtres masquées, visites guidées vues, tableau de bord replié) ; état de la configuration Gmail et adresse du compte Gmail confirmé ; numéros et statuts des factures de la dernière liste du portail L'Oréal lue, dernier tableau de bord affiché | Jusqu'à la déconnexion (jeton), l'expiration du jeton (90 jours), la désinstallation de l'extension, ou remplacement au relevé suivant |
| Stockage de session des portails | Repères techniques (fenêtre de branchement déjà montrée dans cet onglet, portail L'Oréal reconnu) | Jusqu'à la fermeture de l'onglet |
La désinstallation de l'extension efface l'ensemble de ces données.
6. Conservation par OfficeIn
Les documents et informations transmis à OfficeIn sont conservés dans votre espace OfficeIn pendant la durée de votre abonnement, puis selon les durées prévues par lapolitique de confidentialité générale et les obligations légales de conservation des pièces comptables.
7. Sécurité
- Échanges chiffrés (HTTPS) avec OfficeIn.
- Jeton propre à l'extension, limité à ses fonctions, valable 90 jours et révocable depuis OfficeIn ; jeton de l'application effacé à la fermeture de Chrome.
- Jetons gardés hors de portée des pages web et des scripts que l'extension place sur les autres sites.
- Chaque action sensible n'est acceptée que depuis la page où elle a lieu : la configuration Gmail ne peut être lancée que depuis l'application OfficeIn, et le transfert ne peut viser qu'une adresse
@mail.officein.fr. - Sur les portails tiers, les fenêtres de l'extension sont isolées du reste de la page.
8. Vos droits
Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données. Pour les exercer, écrivez à rgpd@officein.fr. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
Vous gardez à tout moment la main sur l'extension :
- « Se déconnecter » dans l'extension révoque son jeton ; chaque navigateur connecté se révoque aussi depuis OfficeIn (Préférences › Sécurité) ;
- le filtre Gmail se supprime dans Gmail (Paramètres › Filtres et adresses bloquées), le transfert dans Paramètres › Transfert et POP/IMAP ;
- la désinstallation de l'extension (
chrome://extensions) efface toutes les données qu'elle conserve dans votre navigateur.
9. Modifications
Toute modification de cette politique sera publiée à cette adresse avec sa date de mise à jour. Si une nouvelle version de l'extension traite de nouvelles données, la politique sera mise à jour avant sa publication.